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DES PILES DE DOSSIERS QUI PRENNENT LA POUSSIÈRE, DES MIETTES DE CROISSANTS ENTRE LES TOUCHES DU CLAVIER, UNE MYRIADE DE POST-IT SUR L’ÉCRAN… CE TABLEAU VOUS RAPPELLE-T-IL QUELQUE CHOSE ? SI VOTRE ESPACE DE TRAVAIL RESSEMBLE À CETTE DESCRIPTION APOCALYPTIQUE, IL EST TEMPS D’AGIR ! PAR RONAN PENETTI
ALERTE À LA PAGAILLE !
Peut-être faites-vous partie de ceux qui pensent qu’un bureau mal rangé, croulant sous les documents, donne une impression d’activité intense? Détrompez-vous! Selon une étude publiée récemment par la société américaine de fournitures de bureau OfficeMax, 90 % des adultes pensent que le désordre au bureau a un effet négatif sur leur vie, et plus particulièrement sur leur vie professionnelle. Près de 80 % d’entre eux affirment que le fouillis affecte leur productivité. Les cadres gaspilleraient d’ailleurs de trente minutes à une heure par jour en moyenne à chercher des informations ou des objets perdus.
Cette tendance est confirmée par un sondage d’Adecco, qui montre que 57 % des adultes interrogés jugent leurs collègues en fonction de la netteté de leur bureau. Près de la moitié d’entre eux se disent « atterrés » sur ce plan par au moins l’un de leurs collaborateurs. L’affaire se corse quand on sait qu’un bureau en désordre ou sale est assimilé à de la paresse, voire à de l’incompétence. À l’inverse, un espace de travail rangé de façon claire renvoie l’image de quelqu’un de productif, motivé et bien organisé dans son travail. Bref, l’employé modèle.
UNE PLACE POUR CHAQUE CHOSE, CHAQUE CHOSE À SA PLACE
La première chose à faire est de définir un plan idéal pour votre bureau. Pour y parvenir, effectuez un test simple : arrivez un matin à votre travail et relevez tout ce qui ne vous semble pas pratique ou peu agréable.
Tentez ensuite d’y remédier en organisant votre espace selon vos besoins au quotidien. Peut-être votre bureau est-il organisé en fonction de besoins passés ? Les seuls objets à portée de main doivent être ceux que vous utilisez de façon immédiate. Dans la plupart des cas, ces objets seront le trio écran-clavier-souris, ainsi qu’un téléphone, un ou deux stylos et un calepin. Adaptez cette base à votre travail, en définissant différentes zones qui correspondent à vos diverses fonctions. Par exemple, un coin bibliothèque où vous pourrez ranger vos livres. L’idéal est de disposer d’un maximum de rangements en dessous ou à côté de votre bureau : tiroirs, placards, étagères… Mettez-les à profit intelligemment pour entreposer vos fournitures et vos dossiers,en privilégiant l’accès à ceux que vous utilisez régulièrement. Dites-vous que si votre agrafeuse ou votre gomme ne traînent pas sur votre bureau, vos collègues ne risqueront plus de vous les chiper.
FAITES LE VIDE
Pour faire place nette, la corbeille est votre alliée. Dans un premier temps, attaquez-vous aux parasites les plus évidents : gobelets de café, restes de casse-croûte, objets inutiles… Ensuite, passez en revue tous les documents qui traînent autour de vous. En avez-vous vraiment besoin? Si la réponse est non, s’il s’agit d’un doublon ou si vous pouvez facilement les imprimer de nouveau en cas de besoin, débarrassez-vous de ces papiers. Par la suite, lorsque vous aurez terminé de travailler sur un document, classez-le et rangez-le aussitôt dans un tiroir ou sur une étagère avant d’en ouvrir un nouveau. Vous saurez le retrouver facilement quand vous en aurez besoin. Pensez aussi à travailler directement sur votre ordinateur au lieu d’imprimer systématiquement vos e-mails et vos fichiers informatiques.
Le même traitement est valable pour le sol. Si possible, laissez votre sac de sport et votre paire de baskets supplémentaire au vestiaire du club de gym. Sinon, assignez un tiroir à ces effets encombrants. De même, accrochez votre veste sur un cintre au porte-manteau, et trouvez un rangement pour votre parapluie. Un espace dégagé vous permettra de circuler plus aisément, facilitera l’accès à votre bureau pour vos collègues et donnera une impression générale d’ordre.
ON DÉSINFECTE!
Rien ne fait plus mauvaise impression qu’un bureau poussiéreux, un mug mal nettoyé ou un clavier crasseux. Faites le tour de votre entreprise : vous devriez trouver le local où sont entreposés les produits ménagers dont vous avez besoin. Si vos recherches sont infructueuses, achetez-les, vous ne le regretterez pas. Pour une poignée d’euros, vous aurez tous les produits nécessaires pour faire briller écran, clavier et périphériques.
Selon une étude menée dans des bureaux londoniens, 50 % des employés de bureau nettoient leur clavier moins d’une fois par mois, et une personne sur dix ne s’est jamais préoccupée d’astiquer l’espace entre les touches. Pourtant, selon la même étude, un clavier contient en moyenne cinq fois plus de bactéries que la cuvette des toilettes. Parmi les microbes, les biologistes ont notamment trouvé des bactéries susceptibles de causer des symptômes d’intoxication alimentaire…
Vous trouverez dans les magasins d’informatique des mousses spéciales et des lingettes antistatiques qui n’endommageront pas vos appareils électriques. En prévention, évitez autant que possible de manger au-dessus de votre clavier pour ne pas faire tomber des miettes, qui favorisent le développement des bactéries.
LE MERCREDI, C’EST RANGEMENT
Une fois que vous aurez déterminé le plan idéal de votre bureau et que vous vous serez livré à votre grand ménage de printemps, le plus difficile sera de s’y tenir ! Gardez à l’esprit que le fait d’empiler des dossiers ne revient pas à les ranger. Votre bureau n’est pas un box de stockage : évitez donc autant que possible d’entasser au quotidien des gadgets inutiles et de la paperasse. Choisissez un moment qui sera consacré exclusivement au rangement et à l’organisation de votre bureau. Vous pouvez vous astreindre à cette tâche le soir, avant de rentrer à la maison. Les cinq minutes que vous passerez à classer vos dossiers et à jeter vos gobelets de café usagés à la corbeille vous permettront de clore la journée de travail et de décompresser. Surtout, vous arriverez le lendemain dans un environnement propre, net et accueillant, ce qui vous permettra de bien commencer la matinée.
Autre stratégie : fixez-vous un rendez-vous hebdomadaire de quinze à vingt minutes pour faire place nette, en début ou en fin de semaine. L’agenda de votre smartphone peut être votre allié pour ne pas oublier ce moment. Que vous travailliez dans un open space, un bureau fermé ou à domicile, dites-vous qu’il est impossible de prendre les meilleures décisions dans un espace désorganisé.
ATTAQUEZ-VOUS À VOTRE BUREAU INFORMATIQUE
Le bureau physique n’est pas tout : nous passons de plus en plus de temps les yeux rivés à nos écrans. Il est donc important de ne pas négliger votre espace numérique.
Vos collègues peuvent utiliser votre poste de travail. Gardez cela à l’esprit. Évitez donc les fonds d’écran choquants, et tâchez de ne pas stocker vos documents de travail directement sur le bureau pour éviter une impression de fouillis. Vous gagnerez en efficacité en optant pour une arborescence intelligente, où vous classerez vos fichiers de façon intuitive. Dites-vous que le stockage informatique peut être un allié précieux pour éviter une surcharge de papiers. Pensez à numériser vos documents, que vous pourrez conserver sur un disque dur externe.
Si, comme la plupart des Français, vous utilisez parfois votre poste à des fins personnelles, stockez ces documents dans un répertoire spécifique que vous protégerez par un mot de passe. Pensez aussi à toujours déconnecter votre boîte mail perso avant de partir à la machine à café, et à nettoyer régulièrement l’historique de votre navigateur Internet, si vous ne voulez pas que votre patron vérifie le nombre d’heures que vous passez par jour sur Facebook…